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Wie ein Anruf abläuft

Jeder eingehende Anruf wird sofort entgegengenommen. Kein Besetztzeichen, keine Mailbox, kein Warteton. Der Anrufer hört direkt eine professionelle Begrüßung. So läuft ein typisches Gespräch ab:
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Anrufer ruft an

RufLab nimmt sofort ab. Der Assistent begrüßt den Anrufer mit deinem konfigurierten Begrüßungstext, über deine bestehende Nummer per Weiterleitung oder über eine RufLab-Nummer.
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Assistent versteht das Anliegen

Der Assistent führt ein natürliches Gespräch in der Sprache des Anrufers. Er erkennt, ob jemand einen Termin buchen, eine Frage stellen, zurückgerufen werden oder dringend weitergeleitet werden möchte.
3

Die richtige Aktion wird ausgeführt

Basierend auf dem Anliegen und deinen konfigurierten Regeln bucht der Assistent einen Termin, beantwortet die Frage aus deiner Wissensdatenbank, leitet den Anruf weiter oder protokolliert die Nachricht zur späteren Bearbeitung.
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Alles wird im Dashboard gespeichert

Jeder Anruf erscheint im Dashboard mit Name, Telefonnummer, Uhrzeit und einer Zusammenfassung in klarer Sprache. Gesprächsprotokolle und Aufzeichnungen kannst du jederzeit abrufen.

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Außerhalb der Geschäftszeiten

Dein Assistent läuft rund um die Uhr, auch abends, am Wochenende und an Feiertagen. Anrufer erhalten immer eine freundliche Antwort, keine Mailbox. Komplexe Anliegen werden protokolliert und transkribiert. Am nächsten Morgen findest du eine klare Zusammenfassung im Dashboard. Dringende Anrufe werden auch außerhalb der Geschäftszeiten nach deinen Regeln behandelt. Wenn ein Anrufer ein von dir festgelegtes Schlüsselwort verwendet oder auf deiner VIP-Liste steht, kann RufLab den Anruf sofort an dich weiterleiten oder dir eine SMS schicken.

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Anrufprotokoll & Dashboard

Das Dashboard gibt dir vollständige Übersicht über jeden Anruf. Für jeden Anruf siehst du:
  • Wer angerufen hat (Name und Telefonnummer)
  • Wann der Anruf stattgefunden hat (Datum und Uhrzeit)
  • Was der Anrufer wollte (Zusammenfassung in klarer Sprache)
  • Was der Assistent getan hat (Termin gebucht, Frage beantwortet, weitergeleitet oder protokolliert)
  • Das vollständige Gesprächsprotokoll
Für wichtige Anrufe kannst du SMS-Benachrichtigungen aktivieren, damit du informiert bleibst, ohne das Dashboard manuell zu prüfen.

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Häufige Fragen

Der Assistent nimmt den Anruf genauso entgegen wie tagsüber. Dringende Anliegen werden weitergeleitet oder per SMS gemeldet, alles andere wird protokolliert.
Ja. Der Assistent greift auf deine Wissensdatenbank zurück und beantwortet häufige Fragen direkt im Gespräch.
Du legst Eskalationsregeln fest, zum Beispiel bestimmte Schlüsselwörter oder VIP-Nummern. Bei Übereinstimmung leitet der Assistent sofort weiter oder sendet eine SMS-Benachrichtigung.
Jeder Anruf wird im Dashboard mit Name, Nummer und Zusammenfassung gespeichert. Optional kannst du eine SMS-Benachrichtigung nach jedem Anruf aktivieren.
Mit dem Quickstart bist du in unter einer Stunde einsatzbereit.