# Anrufweiterleitung Source: https://docs.ruflab.com/funktionen/anrufweiterleitung Mit der Anrufweiterleitung übergibst du einen Anruf direkt an einen Mitarbeiter, wenn der Assistent das Gespräch nicht allein abschließen kann oder soll. ## So funktioniert es Der Assistent führt das Gespräch wie gewohnt. Tritt eine von dir definierte Bedingung ein, leitet er den Anruf automatisch an die hinterlegte Nummer weiter. Der Anrufer wird kurz informiert und dann verbunden. Das ist nützlich, wenn zum Beispiel jemand ausdrücklich mit einem Mitarbeiter sprechen möchte, ein komplexes Anliegen vorliegt, das der Assistent nicht lösen kann, oder ein dringender Fall eintritt. Screen Recording2026 04 24at12 06 17 Ezgif Com Video To Gif Converter ## Einrichten ### Bedingung formulieren Die Bedingung ist ein Freitext, den du in eigenen Worten einträgst. Der Assistent interpretiert sie während des Gesprächs und entscheidet, ob sie zutrifft. Ein paar Beispiele: * "Wenn der Anrufer ausdrücklich einen menschlichen Mitarbeiter verlangt" * "Wenn der Anrufer ein dringendes technisches Problem schildert" * "Wenn der Anrufer nach dem Inhaber fragt" * "Wenn das Anliegen nicht Terminbuchung oder allgemeine Fragen betrifft" Je konkreter die Bedingung, desto zuverlässiger die Weiterleitung. ## Hinweise **Telefonnummer muss verbunden sein.** Der Assistent muss zuerst über "Nummer verbinden" mit einer Telefonnummer verknüpft sein, bevor die Weiterleitung funktioniert. **Nur bei echten Anrufen testbar.** Die Weiterleitung lässt sich nicht über den "Assistent testen"-Button im Dashboard prüfen. Teste sie mit einem echten Anruf auf deine verbundene Nummer. # E-Mail-Benachrichtigungen Source: https://docs.ruflab.com/funktionen/email Nach jedem Gespräch schickt RufLab automatisch eine Zusammenfassung an dein Postfach. Du musst das Dashboard nicht öffnen, um zu wissen, was besprochen wurde. ### So funktioniert es Sobald ein Anruf endet, erstellt RufLab eine Zusammenfassung des Gesprächs und sendet sie an die von dir hinterlegten E-Mail-Adressen. Die E-Mail enthält, wer angerufen hat, wann und was besprochen wurde. E-Mail-Benachrichtigungen sind in allen RufLab-Tarifen kostenlos enthalten. Es fallen keine zusätzlichen Kosten an. ## Einrichten Screen Recording2026 04 23at23 23 43 Ezgif Com Video To Gif Converter (1) * Du kannst mehrere Empfänger hinzufügen, zum Beispiel dich selbst und eine Kollegin * Die E-Mail wird nach jedem abgeschlossenen Gespräch gesendet, nicht nur bei verpassten Anrufen ### Beispiel-E-Mail So sieht eine typische Zusammenfassung aus: Screencapture Mail Google Mail U 3 2026 04 23 23 33 55 1 # Sms Source: https://docs.ruflab.com/funktionen/sms *** ### Beispiel-SMS Neuer Anruf von Thomas Becker: Terminanfrage für Inspektion. Termin wurde für Montag 27.04. um 09:00 Uhr gebucht. ## Einrichten Screen Recording2026 04 23at23 49 58 Ezgif Com Video To Gif Converter ### SMS-Vorlage anpassen Die Standardvorlage lautet: \> Neuer Anruf von `{{caller_name}}`: `{{call_reason}}`. `{{summary}}` Du kannst den Text frei anpassen. ### Hinweise \- Der Absendername ist auf 11 Zeichen begrenzt, Leerzeichen zählen mit \- Du kannst mehrere Empfänger-Nummern eintragen \- Die Option "SMS auch an Anrufer senden" ist nützlich für Terminbestätigungen oder Rückrufbestätigungen \- SMS-Benachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich gleichzeitig aktivieren # Terminbuchung (cal.com) Source: https://docs.ruflab.com/funktionen/terminbuchung Dein Assistent kann Termine direkt im Gespräch buchen. Dafür verbindest du ihn einmalig mit [cal.com](http://cal.com). Nach der Einrichtung läuft alles automatisch. ### Zusammenfassung 1. [cal.com](http://cal.com) API-Schlüssel erstellen, Event ID notieren 2. Keine Pflichtfelder im Event-Typ 3. In RufLab: Terminbuchung aktivieren, Zugangsdaten eintragen 4. Berechtigung und Bestätigungsweg wählen 5. Testanruf machen und [cal.com](http://cal.com) prüfen ### Voraussetzungen Bevor du anfängst, stelle sicher, dass du folgendes hast: * Ein aktives [cal.com](http://cal.com)-Konto * Einen Event-Typ in [cal.com](http://cal.com), der gebucht werden soll * Zugriff auf deinen RufLab-Assistenten ## Phase 1: [cal.com](http://cal.com) vorbereiten **API-Schlüssel erstellen** Öffne in [cal.com](http://cal.com) die **Einstellungen** und wechsle zu **API-Schlüssel**. Erstelle einen neuen Schlüssel mit einem erkennbaren Namen, zum Beispiel "RufLab". Kopiere ihn sofort, er wird nur einmal angezeigt. Speichere ihn sicher. Screen Recording2026 05 08at11 36 06 Ezgif Com Video To Gif Converter **Event-Typ prüfen** Öffne den Event-Typ, der gebucht werden soll, und kopiere die Event ID aus der URL. Screen Recording2026 05 08at11 37 23 Ezgif Com Video To Gif Converter Wichtig: Der Event-Typ darf keine zusätzlichen Pflichtfelder enthalten. Diese verhindern die automatische Buchung durch RufLab. **Benutzernamen notieren** Deinen [cal.com](http://cal.com) Benutzernamen findest du in deinem [cal.com](http://cal.com) Profil oder in der URL deiner Buchungsseite, zum Beispiel `cal.com/mein-name`. ## Phase 2: RufLab einrichten **Terminbuchung aktivieren** Öffne deinen Assistenten, wechsle zum Tab **Fähigkeiten** und aktiviere **Terminbuchung**. Activate Cal Com Ezgif Com Video To Gif Converter **Zugangsdaten eintragen** Das Formular hat drei Bereiche: * **API Key:** Füge deinen [cal.com](http://cal.com) API-Schlüssel ein. Er beginnt mit `cal_live_...` * **Event-Typen:** Trage den Namen des Termins ein, zum Beispiel "Erstgespräch", dazu die Event ID und optional die Dauer in Minuten. Du kannst mehrere Event-Typen hinzufügen, wenn du verschiedene Terminarten anbietest. * **Benutzername:** Trage deinen [cal.com](http://cal.com) Benutzernamen ein, zum Beispiel `mein-name` Screenshot 2026 05 08 At 11 55 53 **Mehrere Event-Typen** Klicke auf **Event-Typ hinzufügen**, um weitere Terminarten zu hinterlegen. Gib jedem Typ einen klaren Namen, der dem entspricht, wie Anrufer den Termin beschreiben würden. > Tipp: Wenn du mehrere Event-Typen hast, lege im Prompt fest, wann welcher Termin gebucht werden soll. Zum Beispiel: "Buche ein Erstgespräch für neue Kunden und eine Beratung für bestehende Kunden." **Verbinden** Klicke auf **[Cal.com](http://Cal.com) verbinden**. RufLab prüft die Zugangsdaten und aktiviert die Terminbuchung. ### Prompt-Hinweis Nach der Verbindung zeigt RufLab automatisch einen fertigen Prompt-Text an. Kopiere ihn und füge ihn in den **System Prompt** deines Assistenten ein. Dieser Text erklärt dem Assistenten welche Tools er hat, wie er bei Buchungen vorgehen soll, wie er Stornierungen abwickelt und wie er Termine verschiebt. > Wichtig: Ohne diesen Prompt-Text weiß der Assistent nicht, wie er die Tools zuverlässig einsetzen soll. Füge ihn immer in den System Prompt ein. Screenshot 2026 05 08 At 11 56 25 ### Testen Mache nach der Einrichtung einen echten Testanruf und bitte den Assistenten, einen Termin zu buchen. Prüfe anschließend in [cal.com](http://cal.com), ob der Termin korrekt eingetragen wurde. ### Häufige Probleme Prüfe ob der API-Schlüssel korrekt kopiert wurde und ob der Benutzername genau mit deinem [cal.com](http://cal.com)-Profil übereinstimmt. Stelle sicher, dass der Event-Typ in [cal.com](http://cal.com) keine zusätzlichen Pflichtfelder enthält und dass freie Zeitfenster verfügbar sind. Prüfe die Namen der Event-Typen und passe den Prompt an, damit der Assistent klar unterscheiden kann, welcher Typ wann gebucht werden soll. # Webhooks & API Source: https://docs.ruflab.com/funktionen/webhook Mit Tools kannst du deinen Assistenten mit externen Systemen verbinden. Während eines Gesprächs ruft der Assistent eigenständig eine Webhook-URL auf und übergibt die Gesprächsdaten an dein System, zum Beispiel an Make.com, dein CRM oder deine eigene API. ### So funktioniert es Du definierst ein Tool mit einem Namen, einer Beschreibung und einer Webhook-URL. Der Assistent liest die Beschreibung und entscheidet selbst, wann er das Tool aufrufen soll. Du musst keine Logik programmieren, du erklärst dem Assistenten in Textform, wann er es nutzen soll. **Beispiel :** > Du erstellst ein Tool namens `crm_kontakt_erstellen` mit der Beschreibung "Wird aufgerufen, wenn ein neuer Anrufer Kontakt aufnimmt und noch nicht im System ist." Der Assistent erfasst Name und Telefonnummer und übergibt sie automatisch an dein CRM. ### Vorlagen RufLab bietet drei Vorlagen als Ausgangspunkt: | Vorlage | Verwendung | | --------------------- | --------------------------------------------- | | Terminbuchung | Termin in externem System eintragen | | CRM Kontakt erstellen | Anrufer als neuen Kontakt anlegen | | Bestellstatus prüfen | Status einer Bestellung abfragen und vorlesen | Vorlage 1 ## Tool einrichten Hier findest du alle aktiven Tools und den Button zum Hinzufügen neuer Tools. Der Button befindet sich am unteren Ende der Fähigkeiten-Seite. Vorlagen befüllen die wichtigsten Felder automatisch vor und sparen Zeit beim Einrichten. Der Name darf keine Leerzeichen enthalten, nur Kleinbuchstaben und Unterstriche. Er wird intern verwendet und ist für Anrufer nicht sichtbar. Der Assistent liest diese Beschreibung und entscheidet anhand des Gesprächsverlaufs, ob das Tool aufgerufen wird. Je konkreter die Beschreibung, desto zuverlässiger funktioniert das Tool. POST ist der Standard für Webhooks. Ändere dies nur, wenn dein System eine andere Methode erwartet. Das ist die URL, an die RufLab die Gesprächsdaten sendet. Du bekommst diese URL von [Make.com](http://Make.com), [Zapier](zapier.com) oder deiner eigenen API. Headers werden benötigt, wenn dein System eine Authentifizierung erwartet, zum Beispiel einen API-Schlüssel. Falls nicht nötig, lass dieses Feld leer. Parameter sind die Daten, die der Assistent während des Gesprächs beim Anrufer erfragt und dann an deine Webhook-URL übergibt, zum Beispiel Name oder Telefonnummer. Das Tool ist sofort aktiv. Bei nächsten echten Anruf kann der Assistent es bereits verwenden. Filled ### Parameter Parameter sind die Daten, die der Assistent aus dem Gespräch extrahiert und an deine Webhook-URL übergibt. Jeder Parameter hat: * **Name:** technischer Bezeichner, zum Beispiel `caller_name` * **Typ:** aktuell String für alle Felder * **Beschreibung:** erklärt dem Assistenten, was er erfragen soll, zum Beispiel "Name des Anrufers" * **Pflichtfeld:** wenn aktiviert, fragt der Assistent aktiv nach diesem Wert, bevor er das Tool aufruft Beispiel für `crm_kontakt_erstellen`: | Parameter | Beschreibung | Pflichtfeld | | ------------- | -------------------------- | ----------- | | caller\_name | Name des Anrufers | Ja | | phone\_number | Telefonnummer des Anrufers | Ja | | reason | Grund des Anrufs | Nein | ### Mit [Make.com](http://Make.com) verbinden [Make.com](http://Make.com) ist die einfachste Möglichkeit, RufLab ohne Programmierkenntnisse mit anderen Tools zu verbinden. 1. Erstelle ein neues Szenario in [Make.com](http://Make.com) 2. Füge einen **Webhook**-Trigger hinzu 3. Kopiere die generierte Webhook-URL 4. Trage diese URL im RufLab-Tool unter **Webhook-URL** ein 5. Verbinde in [Make.com](http://Make.com) weitere Module, zum Beispiel HubSpot, Google Sheets oder eine E-Mail > Tipp: Starte mit der Vorlage "CRM Kontakt erstellen" in RufLab und einem Webhook-Trigger in [Make.com](http://Make.com). Das ist die schnellste Möglichkeit, Anruferdaten automatisch in dein CRM zu übertragen. ### Hinweise * Der Assistent ruft das Tool nur auf, wenn die Bedingung aus der Beschreibung zutrifft * Du kannst mehrere Tools pro Assistent einrichten * Pflichtfelder werden vom Assistenten aktiv erfragt, fehlende Pflichtfelder blockieren den Tool-Aufruf * Die Anrufweiterleitung muss nicht aktiviert sein, damit Tools funktionieren ## Häufige Fragen Nein. Mit [Make.com](http://Make.com) oder [Zapier](zapier.com) reichen Webhook-URLs. Kein Code nötig. Er liest die Beschreibung, die du einträgst, und entscheidet selbst anhand des Gesprächsverlaufs. Ja. Mache einen echten Testanruf und prüfe in [Make.com](http://Make.com) oder deiner API, ob die Daten ankommen. Der Assistent informiert den Anrufer, dass die Aktion gerade nicht möglich ist, und fährt mit dem Gespräch fort.x # Einführung (Was ist RufLab) Source: https://docs.ruflab.com/introduction RufLab ist ein KI-Telefonassistent für kleine und mittlere Unternehmen. Er nimmt Anrufe automatisch entgegen, bucht Termine und liefert dir nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung. Ob Arztpraxis, Handwerksbetrieb, Steuerberatung oder kleine Agentur: RufLab fungiert als virtuelle Empfangskraft. Er nimmt jeden Anruf rund um die Uhr entgegen, versteht das Anliegen des Anrufers und handelt direkt: Termine buchen, häufige Fragen beantworten, dringende Fälle eskalieren und jedes Gespräch im Dashboard protokollieren. Ohne Hardware, ohne Programmierkenntnisse, ohne verpasste Anrufe. ## Was RufLab macht Dein KI-Assistent übernimmt eingehende Anrufe, rund um die Uhr. Er versteht natürliche Sprache, antwortet auf Kundenfragen und handelt nach deinen Vorgaben. Du musst nicht dabei sein. Das kann er konkret: * **Anrufe entgegennehmen**, wenn du oder dein Team nicht erreichbar seid * **Termine buchen**, direkt im Gespräch mit dem Anrufer * **Anliegen erfassen** und dir als Zusammenfassung schicken * **Anrufe weiterleiten**, wenn ein Mitarbeiter gefragt ist * **Analysen liefern**, damit du weißt, was deine Kunden bewegt ## Für wen RufLab gedacht ist RufLab richtet sich an Inhaber und Teams, die täglich Anrufe bekommen und diese nicht immer selbst beantworten können. Ob Handwerksbetrieb, Praxis, Immobilienbüro oder Dienstleister: Wenn verpasste Anrufe ein Problem sind, löst RufLab das. Alle Tarife beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase, ohne Kreditkarte. Persönlicher Einrichtungssupport ist in jedem Tarif enthalten, damit du in unter einer Stunde startklar bist. ## Funktionen im Überblick RufLab nimmt jeden eingehenden Anruf sofort entgegen, kein Besetztzeichen, keine Mailbox, keine verpassten Kunden, auch außerhalb der Geschäftszeiten und am Wochenende. Anrufer können direkt im Gespräch einen Termin buchen. Über die cal.com-Integration verbindet sich RufLab mit Google Calendar, Outlook und Apple Calendar, sodass die Verfügbarkeit immer aktuell ist. Du bestimmst, welche Anrufe einen Menschen brauchen. Routineanfragen werden automatisch bearbeitet, dringende Anrufe werden in Echtzeit an dich weitergeleitet. # Begrüßungstext Source: https://docs.ruflab.com/ki-assistent/begruessung Der Begrüßungstext ist der erste Satz, den dein Assistent spricht, sobald ein Anruf eingeht. Du legst ihn im Bereich Dein KI-Assistent unter Begrüßungstext fest. ### Was der Begrüßungstext macht Jedes Gespräch beginnt mit dieser fixen Nachricht. Sie wird immer zuerst gesprochen, bevor der Assistent auf das Anliegen des Anrufers eingeht. Der Anrufer hört sie innerhalb der ersten Sekunde nach dem Abnehmen. Screenshot 2026 04 22 At 20 56 14 Lange Begrüßungstexte haben einen konkreten Nachteil: Anrufer glauben, sie sind in einer Mailbox gelandet, und legen auf. ### Was hineingehört Drei Elemente reichen: * **Name des Assistenten**, damit der Anrufer eine Ansprechperson hat * **Firmenname**, damit der Anrufer weiß, dass er richtig ist * **Eine offene Frage**, die den Anrufer zum Sprechen bringt Gutes Beispiel: "Hallo, hier ist Nina von Muster GmbH, wie kann ich helfen?" ### Was du vermeiden solltest Je länger der Begrüßungstext, desto größer die Gefahr, dass der Anrufer auflegt. Viele Anrufer erkennen lange Ansagetexte als Mailbox und legen reflexartig auf, bevor der Assistent fertig gesprochen hat. Kein Erklären, warum ein Assistent abnimmt. Kein Aufzählen, was der Assistent alles kann. Kein "Leider ist gerade niemand erreichbar." # Anweisungen / Prompt Source: https://docs.ruflab.com/ki-assistent/prompt Der System Prompt ist das Herzstück deines Assistenten. Er bestimmt, wer der Assistent ist, wie er spricht und was er in einem Gespräch tun soll. ### Zusammenfassung * Starte immer mit einer **Vorlage**, passe sie dann auf dein Unternehmen an * Trenne den Prompt in klare **Abschnitte** mit `#` Überschriften * Definiere immer: Rolle, Ziel, Ton und Gesprächsablauf * Halte Anweisungen **kurz und konkret**, ein Satz pro Regel * **Teste** den Prompt nach jeder Änderung mit einem echten Anruf ### Warum der Prompt entscheidend ist Ein schlecht geschriebener Prompt ist die häufigste Ursache für unerwartetes Verhalten. Der Assistent antwortet am Thema vorbei, fragt zu viel oder zu wenig, oder klingt unprofessionell. Ein guter Prompt gibt dem Assistenten klare Leitplanken. Er weiß, wer er ist, was er erreichen soll und wie er in verschiedenen Situationen reagiert. ### Technische Rahmenbedingungen * **Zeichenlimit:** Maximal 10.000 Zeichen * **Formatierung:** Nutze `#` für Abschnitte und `-` für Aufzählungen * **Hauptaufgabe:** Definiere genau eine Hauptaufgabe pro Assistent * **Keine Widersprüche:** Sich widersprechende Anweisungen führen zu unvorhersehbarem Verhalten ### Der Baukasten für einen starken Prompt Teile deinen Prompt immer in klar getrennte Abschnitte auf. Hier ein vollständiges Beispiel: ```text theme={null} # Über dich - Name: Anna - Rolle: Telefonassistentin - Unternehmen: Sanitär Schmidt GmbH # Ziel Anliegen des Anrufers aufnehmen und einen Rückruf organisieren. Dieser Schritt ist wichtig: Nimm immer den vollständigen Namen und die Rückrufnummer auf, bevor du das Gespräch beendest. # Ton - Ansprache: Sie - Stil: freundlich, ruhig, professionell - Antworten: kurz und klar, maximal 2-3 Sätze # Gesprächsablauf 1. Begrüße den Anrufer 2. Frage nach dem Anliegen 3. Nimm Name und Rückrufnummer auf 4. Bestätige die Angaben und verabschiede dich # Regeln - Nenne keine Preise ohne Rücksprache mit dem Team - Bei dringenden Notfällen leite den Anruf sofort weiter - Wenn du eine Frage nicht beantworten kannst, sage das ehrlich ``` ### Was in jeden Abschnitt gehört **# Über dich** Name, Rolle, Unternehmen und optionale Variablen wie die aktuelle Uhrzeit. Dieser Abschnitt gibt dem Assistenten seine Identität. **# Ziel** Eine klare Aussage, was am Ende des Gesprächs erreicht sein soll. Hebe die wichtigste Regel mit "Dieser Schritt ist wichtig:" hervor. **# Ton** Ansprache (Sie oder du), Stil und Antwortkürze. Definiere den Ton einmal hier, wiederhole ihn nicht im ganzen Prompt. **# Gesprächsablauf** Eine nummerierte Reihenfolge der Gesprächsschritte. Je konkreter, desto konsistenter verhält sich der Assistent. **# Regeln** Alles, was der Assistent niemals tun soll oder immer beachten muss. Dieser Abschnitt ist besonders wichtig: Der Assistent priorisiert Regeln, die hier stehen. ### Was du vermeiden solltest **Zu viele Aufgaben in einem Prompt** ```text theme={null} # Schlechtes Beispiel Buche Termine, beantworte Fragen, leite Anrufe weiter, prüfe Bestellungen und nimm Reklamationen auf. ``` Ein Assistent mit zu vielen Aufgaben erledigt keine davon zuverlässig. Erstelle für komplexe Anforderungen mehrere Assistenten. **Unstrukturierter Fließtext** ```text theme={null} # Schlechtes Beispiel Du bist ein freundlicher Assistent der bei allen Fragen hilft und immer höflich ist und Termine buchen kann wenn jemand einen braucht aber auch weiterleiten wenn nötig... ``` Strukturiere stattdessen mit Abschnitten und Aufzählungen. **Widersprüchliche Anweisungen** ```text theme={null} # Schlechtes Beispiel - Sei immer freundlich und geduldig - Beende das Gespräch sofort, wenn der Anrufer keine Angaben machen möchte ``` ### Vorlagen Klicke auf **Vorlage laden** im Persönlichkeit-Tab. Wähle die Vorlage, die am besten zu deinem Anwendungsfall passt, und passe sie dann an: | Vorlage | Einsatz | | ------------------- | --------------------------------------------------- | | Anrufbeantworter | Anliegen aufnehmen, Rückruf ermöglichen | | Terminbuchung | Termine direkt im Gespräch buchen | | Empfangsperson | Anrufe entgegennehmen, filtern und weiterleiten | | First Level Support | Häufige Fragen beantworten, einfache Probleme lösen | Screenshot 2026 05 05 At 13 05 28 ### Checkliste vor dem Speichern Bevor du den Prompt speicherst, prüfe folgende Punkte: * Name und Rolle des Assistenten sind definiert * Das Ziel des Gesprächs ist klar formuliert * Die Ansprache (Sie oder du) ist festgelegt * Ton und Stil sind beschrieben * Der Gesprächsablauf hat eine klare Reihenfolge * Es gibt keine widersprüchlichen Anweisungen * Wichtige Regeln sind im Abschnitt `# Regeln` aufgelistet ### Prompt testen **Testanruf machen** Rufe deine verbundene Nummer an und führe ein realistisches Gespräch. Stelle Fragen, die deine Kunden typischerweise stellen. **Protokoll prüfen** Öffne das Gesprächsprotokoll im Dashboard nach dem Test. Hat der Assistent das Gesprächsziel erreicht? Fehlen Informationen? **Gezielt anpassen** Ändere immer nur eine Sache gleichzeitig. Mehrere Änderungen auf einmal machen es schwer zu verstehen, was das Verhalten beeinflusst hat. # Stimme & Sprache Source: https://docs.ruflab.com/ki-assistent/stimme-sprache Hier legst du fest, in welcher Sprache dein Assistent spricht und welche Stimme er verwendet. Beides findest du im Tab **Persönlichkeit** unter deinem Assistenten. Screenshot 2026 05 05 At 12 54 55 ### Sprache Wähle die Sprache, in der dein Assistent mit Anrufern kommuniziert. Verfügbare Sprachen: * Deutsch * English * Français * Español * Italiano Die gewählte Sprache bestimmt, wie der Assistent antwortet. Stelle sicher, dass sie zur Sprache deiner Anrufer passt. > Für deutschsprachige KMU empfehlen wir immer Deutsch als Standardsprache. > Weitere Sprachen sind in Vorbereitung und werden in Kürze verfügbar sein. ### Stimme Die Stimme ist das, was Anrufer hören. Wähle eine Stimme, die zu deinem Betrieb und deiner Zielgruppe passt. #### Stimme auswählen 1. **Klicke auf das Stimme-Feld** Das Stimme-Auswählen-Fenster öffnet sich mit allen verfügbaren Stimmen. 2. **Filtere nach Dialekt** Oben findest du Filter-Tabs: Alle, Hochdeutsch, Schwäbisch, Bayerisch, Berlinisch, Sächsisch. Wähle den passenden Dialekt für deine Region oder Zielgruppe. 3. **Suche nach einer bestimmten Stimme** Nutze das Suchfeld oben, wenn du bereits weißt, welche Stimme du möchtest. 4. **Höre dir eine Vorschau an** Klicke auf den Abspielen-Button neben jeder Stimme, um sie anzuhören, bevor du sie auswählst. 5. **Wähle eine Stimme und klicke auf Bestätigen** Die gewählte Stimme wird sofort für deinen Assistenten übernommen. ### Tipps * Höre dir mindestens drei Stimmen an, bevor du eine auswählst. Erste Eindrücke täuschen oft. * Wähle eine Stimme, die zum Ton deines Betriebs passt. Eine Arztpraxis klingt anders als ein Handwerksbetrieb. * Dialekte können Vertrauen bei regionalen Kunden aufbauen, aber auch irritieren, wenn sie nicht zur Erwartung passen. Im Zweifel: Hochdeutsch. # Verhalten & Persönlichkeit Source: https://docs.ruflab.com/ki-assistent/verhalten Hier legst du fest, wie dein Assistent mit Anrufern spricht und wie er auf verschiedene Situationen reagiert. ## Wie ein Anruf abläuft Jeder eingehende Anruf wird sofort entgegengenommen. Kein Besetztzeichen, keine Mailbox, kein Warteton. Der Anrufer hört direkt eine professionelle Begrüßung. So läuft ein typisches Gespräch ab: RufLab nimmt sofort ab. Der Assistent begrüßt den Anrufer mit deinem konfigurierten Begrüßungstext, über deine bestehende Nummer per Weiterleitung oder über eine RufLab-Nummer. Der Assistent führt ein natürliches Gespräch in der Sprache des Anrufers. Er erkennt, ob jemand einen Termin buchen, eine Frage stellen, zurückgerufen werden oder dringend weitergeleitet werden möchte. Basierend auf dem Anliegen und deinen konfigurierten Regeln bucht der Assistent einen Termin, beantwortet die Frage aus deiner Wissensdatenbank, leitet den Anruf weiter oder protokolliert die Nachricht zur späteren Bearbeitung. Jeder Anruf erscheint im Dashboard mit Name, Telefonnummer, Uhrzeit und einer Zusammenfassung in klarer Sprache. Gesprächsprotokolle und Aufzeichnungen kannst du jederzeit abrufen. ## Außerhalb der Geschäftszeiten Dein Assistent läuft rund um die Uhr, auch abends, am Wochenende und an Feiertagen. Anrufer erhalten immer eine freundliche Antwort, keine Mailbox. Komplexe Anliegen werden protokolliert und transkribiert. Am nächsten Morgen findest du eine klare Zusammenfassung im Dashboard. Dringende Anrufe werden auch außerhalb der Geschäftszeiten nach deinen Regeln behandelt. Wenn ein Anrufer ein von dir festgelegtes Schlüsselwort verwendet oder auf deiner VIP-Liste steht, kann RufLab den Anruf sofort an dich weiterleiten oder dir eine SMS schicken. ## Anrufprotokoll & Dashboard Das Dashboard gibt dir vollständige Übersicht über jeden Anruf. Für jeden Anruf siehst du: * Wer angerufen hat (Name und Telefonnummer) * Wann der Anruf stattgefunden hat (Datum und Uhrzeit) * Was der Anrufer wollte (Zusammenfassung in klarer Sprache) * Was der Assistent getan hat (Termin gebucht, Frage beantwortet, weitergeleitet oder protokolliert) * Das vollständige Gesprächsprotokoll Für wichtige Anrufe kannst du SMS-Benachrichtigungen aktivieren, damit du informiert bleibst, ohne das Dashboard manuell zu prüfen. ## Häufige Fragen Der Assistent nimmt den Anruf genauso entgegen wie tagsüber. Dringende Anliegen werden weitergeleitet oder per SMS gemeldet, alles andere wird protokolliert. Ja. Der Assistent greift auf deine Wissensdatenbank zurück und beantwortet häufige Fragen direkt im Gespräch. Du legst Eskalationsregeln fest, zum Beispiel bestimmte Schlüsselwörter oder VIP-Nummern. Bei Übereinstimmung leitet der Assistent sofort weiter oder sendet eine SMS-Benachrichtigung. Jeder Anruf wird im Dashboard mit Name, Nummer und Zusammenfassung gespeichert. Optional kannst du eine SMS-Benachrichtigung nach jedem Anruf aktivieren. Mit dem Quickstart bist du in unter einer Stunde einsatzbereit. # Wissensdatenbank Source: https://docs.ruflab.com/ki-assistent/wissensdatenbank Die Wissensdatenbank ist das Gedächtnis deines Assistenten. Alles, was du hier hinterlegst, kann der Assistent während eines Gesprächs abrufen und dem Anrufer weitergeben, ohne dass du dabei sein musst. Screen Recording2026 04 30at20 14 00 Ezgif Com Video To Gif Converter ### Wofür sie da ist Ohne Wissensdatenbank kann der Assistent nur auf das reagieren, was im Prompt steht. Mit einer Wissensdatenbank kennt er dein Unternehmen im Detail: Öffnungszeiten, Preise, Leistungen, häufige Fragen, interne Abläufe und mehr. Je vollständiger die Wissensdatenbank, desto weniger Anrufe müssen weitergeleitet werden. ### Drei Wege, Wissen hinzuzufügen Du kannst Inhalte auf drei Arten hinzufügen: **Datei** Lade eine Datei direkt hoch. Unterstützte Formate: PDF, DOCX, TXT, MD. Maximale Dateigröße: 20 MB. Geeignet für bestehende Dokumente wie Preislisten, FAQ-Dokumente oder Leistungsbeschreibungen. **URL** Gib eine Website-URL ein. RufLab liest den Inhalt der Seite automatisch aus. Geeignet für deine eigene Website, eine Produktseite oder eine Online-FAQ. **Text** Tippe oder füge Text direkt ein. Geeignet für kurze Informationen, die noch kein eigenes Dokument haben, zum Beispiel Öffnungszeiten, Preise oder interne Hinweise. ### Was du hinterlegen solltest Gute Inhalte für die Wissensdatenbank: * Häufig gestellte Fragen mit Antworten * Preisliste und Leistungsübersicht * Öffnungszeiten und Standorte * Ablauf für Terminbuchungen oder Reparaturaufträge * Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen * Kontaktdaten einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen ### Hinweise * Du kannst mehrere Dokumente hinzufügen, der Assistent durchsucht alle gleichzeitig * Halte die Inhalte aktuell, veraltete Informationen führen zu falschen Antworten * Kurze, klare Texte funktionieren besser als lange unstrukturierte Dokumente * Die URL-Funktion liest den Inhalt zum Zeitpunkt des Hinzufügens aus, spätere Änderungen auf der Website werden nicht automatisch übernommen # Quickstart: Ersten Assistenten einrichten Source: https://docs.ruflab.com/quickstart RufLab ist in unter einer Stunde einsatzbereit. Diese Anleitung führt dich durch jeden Schritt, vom Konto bis zum ersten echten Anruf. Screenshot 2026 04 22 At 20 07 40